Значение на фактурата:
Главният носител на информация за приходите и разходите във фирмата е фактурата. Чрез нея се документират основните операции между стопанските субекти. Фактурата е първичен счетоводен документ, с който доставчик (продавач) документира продажба на стоки, продукти и/или услуги към получател (купувач). Чрез фактурата се формира облагаемият приход на фирмата – пряко по Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) за целите на облагане на печалбата и косвено по Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) за формиране на облагаем оборот и начисляване на ДДС.
Реквизити на фактурата:
Законът за счетоводството (ЗСч) и ЗДДС поставят изисквания към формата и съдържанието на фактурите. Ето резвизитите, които са задължителни за всяка фактура:
- Наименованието – ФАКТУРА
- Гриф ОРИГИНАЛ на първия екземпляр
- Номер, който е десеторазряден с арабски цифри
- Дата на издаване
- Издател на документа – фирма, адрес, Булстат, № по ЗДДС
- Получател на документа – фирма, адрес, Булстат, № по ЗДДС
- Основание на сделката – предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция без включен данък. Предоставените търговски отстъпки, ако не са включени в единичната цена, се вписват отделно.
Пример:
Услуги по ТРЗ м. Ноември 2020 год. 1 бр. х 200,00 лева = 200,00 лева
Отстъпка 5% 10,00 лева
- Данъчна ставка в процент (20%, 9%, 0%), а когато ставката е нулева или данъкът се дължи от получателя, се посочва основанието за прилагането на нулева ставка или неначисляването на данъка, като във фактурата се вписва текста „обратно начисляване“, когато данъкът е изискуем от получателя.
- Сума на сделката, в т.ч. данъчна основа и ДДС
- Дата, на която е възникнало данъчното събитие
Все още много хора си мислят, че без подпис и печат фактурата не е валидна, но с промени в ЗСч от 2010 година подписът и печатът отпаднаха като задължителни реквизити.
В практиката са се наложили още няколко реквизита, които нямат задължителен характер , но са полезни за лицата по фактурата. Такива са :
- Начин на плащане – в брой, по банков път и др.
- Падеж на плащане
- Място на сделката
- Имената на съставил и получил, заедно с подписи и др.
Често дискутирани теми с наши клиенти при фактуриране:
- Номерата на фактурите са десеторазрядни с арабски цифри, започват с 0000000001 и се увеличават с всяка следваща издадена фактура, независимо от преминаването в следващата година. Т.е. фактурите не започват с 0000000001 всяка година.
- Издадените фактури трябва да бъдат с поредни номера, без да се дублират и без да се пропускат номера. Вашият счетоводител трябва задължително да ви попита за причината, в случай на липсващи номера фактури, които не сте предали в счетоводството заедно с месечния пакет от документи. Възможно е това да се дължи на анулирани фактури, но е възможно и да сте пропуснали да предадете някоя фактура, което да доведе до пропуски в осчетоводяването на месечните ви приходи и да е причината за последващи санкции за вас.
- Фактура с по-голям номер не може да бъде с по-ранна дата от фактура с по-малък номер. Това е възможно, само ако се издават фактури с различни диапазони номера, които се издават от различни офиси или различни материалноотговорни лица във фирмата. Например офисът във Варна може да работи с фактури в интервал от номера 0000001000 до 0000002000, а офисът в София да издава фактури с номера в диапазона 0000003000 – 0000004000. Така фактура 0000001001 може да е с дата по-късна от датата на фактура 0000003000. Но не е възможно фактура 0000003001 да е с дата по-ранна от фактура 0000003000, тъй като те трябва да са в хронологична последователност.
- Всяка фактура се издава задължително в поне два екземпляра. Първият, който получава клиента е с надпис ОРИГИНАЛ. Вторият остава за доставчика/издателя на документа. А много наши клиенти предпочитат да издават и трети екземпляр, който да предават в счетоводството, за да остане вторият за тяхна справка.
- Поправки и добавки във вече съставени фактури не могат да се правят. Това е крайно недопустимо. В случаите, в които се налага да бъдат коригирани вече съставени счетоводни документи, те се анулират и на тяхно място се съставят нови. Но Никога не пропускайте да уведомите клиента си, че сте анулирали фактура, която той е получил. Необходимо е данните в счетоводствата на издателя и получателя по фактурата да съвпадат. В противен случай при съпоставяне на данните от НАП /Национална агенция по приходите/ ще установят различието и това ще доведе до неприятни последици за страните по доставката.
- Фактурите се съставят на български език. Те могат да се съставят и на съответния чужд език в чуждестранна валута в случаите на сделки, уговорени в чуждестранна валута с чуждестранни контрагенти. Когато сделката е уговорена в чуждестранна валута, левовата й равностойност при осчетоводяването се определя, като към сумата в чуждестранна валута се прилага централният курс на Българска народна банка/БНБ/ към датата на сделката. Важно условие на ЗДДС е данъчната основа и размерът на данъка да се посочат в български лева. Левовата равностойност на валутата се определя по фиксинга на БНБ към датата, на която данъкът е станал изискуем.
- Фактурите се издават до 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие. Това е по-ранната от двете дати : или датата на доставката, или датата на плащането.
Пример 1:
Консултантска услуга по УЧР – 3 часа х 100,00 лв = 300,00 лв
Дата на извършване на доставката – 15.10.2020 год.
Дата на плащане – 21.10.2020 год.
Фактурата трябва да се издаде до 20.10.2020 година, тъй като доставката е извършена на 15.10.2020г.
Пример 2:
Авансово плащане от клиент за изпълнение на договор – 15.10.2020 год.
Договорът се изпълнява до 15.12.2020 год.
Фактурата следва да се издаде до 20.10.2020 година, тъй като плащането се приема за дата на данъчното събитие.
При вътреобщностна доставка /ВОД/ на стоки до клиенти от европейската общност , фактурата се издава до 15то число на месеца, следващ месеца на възникване на данъчното събитие.
- При изменение на данъчната основа на доставка или при развалянето на доставка, за която е издадена фактура, доставчикът е длъжен да издаде известие към фактурата, а не нова фактура, както често се случва. При увеличение на данъчната основа се издава дебитно известие, а при намаление на данъчната основа или разваляне на доставката – кредитно известие.
Пример:
Когато си купите стока на „Черен петък“, която върнете изцяло или рекламирате за дефект, за да ви намалят цената, продавачът трябва да ви издаде кредитно известие към първоначално получената фактура за цялата сума в първия случай или за намалението във втория случай.
Когато от Топлофикация или електроразпределителните дружества увеличат цената на топло или електроенергията за период, който вече са ни фактурирали, оттам трябва да ни издадат дебитно известие към първоначалната фактура за увеличението.
По дефиниция издаването на фактури е задължително, тъй като така лицата документират продажбите/приходите си. Неиздаването на фактури, когато се изисква съгласно нормите е закононарушение и се санкционира от органите по приходите. Затова най-важният въпрос, който вълнува повечето хора е :
Кога може да не се издава фактура?
Ето възможностите:
- За доставки, по които получател е физическо лице и то не е изискало издаването на фактура. Или с други думи, когато си купите хляб от магазина и платите в брой е достатъчно да получите само касов бон.
- За доставки на финансови услуги по чл. 46 от ЗДДС – например когато платите такса за разглеждане на документите за отпускане на кредит в банката, също не са длъжни да ви издадат фактура.
- За доставки на застрахователни услуги по чл. 47 от ЗДДС – например когато си подновите застраховката на автомобила, получавате полица, вместо фактура.
- За продажби на самолетни билети – тогава получавате билет
- При безвъзмездни доставки – сключвате договор за дарение
- За доставки, осъществявани от нерегистрирани по ЗДДС физически лица, които издават Сметка за изплатени суми за хонорара си – например адвокати и др. консултанти.
- При плащане на публични и частни държавни и общински задължения, възникнали по реда на закон – например когато си платим таксата за битови отпадъци към общината, платежният документ е достатъчно основание, за да се приеме, че тази операция е документално обоснована.
Друга, полезна статия по темата за доходите от наем, можете да прочетете тук.
Мария Мирчева,
Управител и Главен Счетоводител,
Мирчев Акаунтинг